NAJ pro Win

Evidence plateb úhrad za užívání bytů

Sledování měsíčních plateb úhrad za užívání bytů, vystavení upomínek, podkladů pro žalování dluhů a žalob.

Měsíční sledování dluhů a přeplatků nájemného. Samostatně každý měsíc zaúčtuje předpisy nájmu. V konfiguraci lze zvolit filosofii programu tzn.

Buď automaticky účtovat platby na nejstarší dluh (Tato forma umožňuje pracovnici obsluhující systém pouze zadat číslo bytu a částku, jakou bydlící platí a počítač použije platbu při měsíčním zpracování na nejstarší dluh. Aby nedocházelo k neustálému měnění se termínu vzniku dluhu u uživatelů, kteří platí neustále pozadu, použije počítač na úhradu nejstaršího dluhu pouze částku, která zbývá po úhradě měsíční splátky). Takto lze ve velmi krátkém časovém období zaúčtovat velké množství složenek.

Nebo zadávat u každé složenky období, za které nájemce platí. Při účtování složenek se objeví po zadání čísla bytu okno zobrazující stav konta v jednotlivých měsících tzn. který měsíc v roce byl uhrazen správně, kde vznikl přeplatek, kde nedoplatek a obsluha si sama zvolí měsíc, na který úhradu použije nebo může úhradu rozdělit i do několika měsíců podle potřeby.

Samostatně, prostřednictvím stálé operace (kterou je nutno každý měsíc pouze upravit dle sdělení spořitelny o pohybu vkladatelů) zaúčtuje úhrady jednotlivců prostřednictvím sporožira a po zaúčtování úhrad složenkou či v hotovosti, vyčíslí dluhy - přeplatky bydlících. Po provedení uzávěrky, vytištění zůstatků účtů jednotlivých uživatelů a kontrole celkové částky na stav v účetnictví na účtu nájemného, je možno pokračovat v účtování složenek uhrazených např. do 5. dne následujícího měsíce, (dokud neproúčtujeme všechny platby uhrazené na poště do konce měsíce, za který jsme provedli uzávěrku), a teprve po jejich zaúčtování posílat upomínky. Na každý dluh lze posílat upomínku každý měsíc nebo můžeme upomínat každý dluh pouze jednou, tzn. že nemusíme upomínat každý měsíc a počítač si pamatuje, které měsíce již byly upomenuty. Při následujícím tisku upomíná pouze dluhy za měsíce, které dosud upomínány nebyly. Pokud některé dluhy označíme v programu jako žalované, program je již neupomíná, ale na požádání upomíná i zažalované dluhy. Penále v upomínkách můžeme stanovit dle vyhl. 142/94 Sb. tzn. nájemcům bytů 0,25% z dlužné částky za každý den prodlení – nejméně 25 Kč měsíčně, vlastníkům bytů úrok z prodlení - dvojnásobek diskontní sazby ČNB ročně, nájemcům i vlastníkům garáží úrok z prodlení a to vše v tiskové sestavě v řadě za sebou podle pořadí čísel bytů. Mimo tyto způsoby lze počítat i smluvní penále - pevnou částkou na byt, % z dlužné částky nebo můžeme penalizovat podle délky trvání dlužných částek v jednotlivých měsících. K upomínané částce lze přičíst libovolnou částku např. za upomínací výlohy + poštovné. Při tisku upomínek program na požádání vytvoří k upomínaným částkám i složenky A, etikety na obálky a seznam upomenutých částek, kde je rozpis, kolik z upomínky tvoří dlužné nájemné, kolik penále a kolik bylo účtováno navíc např. za poštovné. Před každým tiskem složenek pro dluhy v programu Nájem a Služby se nás počítač zeptá, zda chceme tisknout složenky na papír, či vytisknout soubor složenek na diske u pro předání poště k vytištění a rozeslání uživatelům. Další informace k tisku složenek A (A-V) viz program Složenky A. Při změně předpisu úhrad můžeme vytisknout každému uživateli složenky i na několik měsíců dopředu. Rovněž pokud uživatel nemá na sporožiru dostatek prostředků a spořitelna jeho nájemné ze sporožira neuhradí, je možno vytisknout složenky pouze na tyto dluhy. Prostřednictvím programu složenky "B" je možno vracet přeplatky z programů Nájem a Služby tak, že přeplatky nahrajeme na disketu a pošta pak složenky vytiskne a doručí uživatelům.

Ke každému dluhu lze v programu vytvořit automatickou dohodu o uznání závazku a program si zapisuje každou takto vytvořenou dohodu.Obsluha programu pouze zadá celkový dluh a počet splátek a program vytvoří i potřebný počet složenek. V případě, že uživatel chodí stále sepisovat dohody a neplatí, lze vytisknout seznam dosud uzavřených dohod o uznání závazku na každý byt, na kolik byla uzavřena dohoda o uznání závazku - dluhu, dohodnuté měsíční splátky k umoření dluhu, datum, kdy byla dohoda uzavřena a na jak dlouhou dobu.

S platností od 1.1.2001 je možno účtovat pomocí automatické operace měsíčně přepis poplatku z prodlení na konto každého dlužníka a po úhradě na základě výpisu z banky ručně i úhradu poplatku z prodlení . Zůstatek poplatku z prodlení je potom vidět přímo na prohlížecí obrazovce bytu . Součástí programu Nájem je i program Žaloby. Při každém tisku žaloby si počítač zapamatuje, koho a za který měsíc jsme zažalovali. Každý měsíc si pak můžeme vytisknut dosud nežalované dluhy starší např. jak 90 dnů a tyto zažalovat. Tím si zajistíme kontrolu, že jsme zažalovali veškeré dluhy např. starší jak 3 měsíce bez kontrolování všech jednotlivých spisů dlužníků. Každému dlužníkovi můžeme v tisku žalob vytisknout "návrh na vydání platebního rozkazu" včetně vyčíslení měsíčního předpisu úhrad, částky skutečně uhrazené v daném měsíci a dle jednotlivých dlužných měsíců vzniku dluhu penále ke každé dlužné částce. Takto automaticky vytvořený návrh můžeme ještě libovolně upravit dle našich individuálních potřeb a předat soudu. Můžeme žalovat nejen nájemníka, ale i vlastníka bytu či spolumajitele bytu. V evidenci žalob eviduje datum předání dlužníka k soudnímu vymáhání, datum rozhodnutí, číslo platebního rozkazu a žalovanou částku. Funkce prohlížení umožňuje prohlížet stav konta dlužníka za libovolný počet let. Počet let není omezen, můžeme tedy prohlížet všechny roky, které jsme na programu Nájem účtovali. Na obrazovce se nám objeví přehled předpisů úhrad platných v jednotlivých měsících v roce, veškeré platby poukázané na konkrétní konto včetně vyčíslení rozdílů za každý měsíc a celkem. Informativně zobrazuje i zůstatek vyúčtování služeb, výši penále v NAJ a ve službách, výši blokovaných dluhů pro žaloby, výši žalovaných dluhů, datum poslední žaloby, datum poslední upomínky a jaká částka byla upomínána. Konto dlužníka je možno vytisknout a použít při vyřizování reklamací . V prohlížení u každého bydlícího lze sledovat, zda byl byt pronajat dočasnému uživateli, adresa nájemce nebo vlastníka bytu, pokud v bytě nebydlí, zda za byt platí třeba rodiče člena, případně byt v dědickém řízení atd. V úloze tisky vytiskneme měsíčně stav dluhů a přeplatků nájemného a vyúčtování služeb pro kontrolu, že zůstatek v těchto programech odpovídá zůstatkům na stejných účtech v účetnictví.

Pro družstva, která předávají seznamy dlužníků vedoucím samospráv k vyvěšení ve vchodech jsou v programu zkrácené sestavy dlužníků dle Zákona o ochraně osobních údajů 101/2000 Sb. ve znění zák. 227/2000 Sb. – anonymizované případně bez žalovaných částek. V programu lze vyhledat a vytisknout kterýkoliv doklad, který byl do programu pořízen. Můžeme vytvořit sumáře plateb i dle typu plateb tzn. složenka, pokladna, banka, sporožiro aj. Pro roční účetní uzávěrku v účetnictví můžeme vytisknout v úloze tisk dlužníků po xx dnech sestavu dluhů starších jak rok nebo si můžeme zvolit libovolně dlouhé období. Lze vytisknout uschované předpisy úhrad za uplynulý rok (nebo za libovolné období) za každý byt v domě dle jednotlivých položek předpisu v jednotlivých měsících Stejnou sestavu lze vytisknout i pouze v celkových částkách za dům nebo za všechny domy v družstvu. Slouží pak jako pomůcka při kontrole správného stanovení předpisu úhrad podle skutečných ročních nákladů na dům, nebo ke kontrole nahraných záloh na jednotlivce v programu Služby. Program úzce spolupracuje s programem Sporožiro.