Služby pro Win

Program je určen pro roční vyúčtování služeb s bydlícími

Vyúčtování veškerých služeb s jednotlivými bydlícími.

Program je určen pro roční vyúčtování služeb s bydlícími. Program úzce spolupracuje s programem ZPP+CLE, kde získá plochy bytů a jména nájemců – vlastníků bytů. Obsluha programu sama určí množství vyúčtovávaných položek (je možno vyúčtovávat až 21 položek dle programu Předpis ve tvaru záloha – náklad = rozdíl + 1l položka pouze náklad), zadá náklady na dům nebo vchod podle UCE a pomocí úloh automatických výpočtů provede vyúčtování služeb. Na počátku práce s programem uvedeme ke každému domu způsob výpočtů dle umístění fakturačních měřidel SV,TV+TO v domě tj. podle potřeby současně vyúčtovávaných vchodů v domě. Zadáme-li ke každému domu, že např.studenou vodu chceme vyúčtovávat současně pro první 3 vchody a pak pro 2 vchody, teplo současně pro celý dům, teplou vodu pro každý vchod samostatně a ostatní služby na dům, program si toto členění zapamatuje a bude ho i při výpočtech takto obsluze nabízet tak dlouho, dokud ho sama nezmění z důvodu osazení dalšího měřidla v domě. Obsluha si pak nemusí pamatovat, které vchody má současně vyúčtovávat a počítač jí přímo správný rozsah u jednotlivých výpočtů nabídne. Program dále umožňuje nahrát m3 SV a TV i v jiném období, než je období vyúčtování a to může být rok, 3 měsíce nebo 3 roky (nemáme-li z jakéhokoliv důvodu odečty za dané období), nebo lze období odečtů posunout podle data odečtu vodoměrů správou vodovodů a kanalizací tak, aby datum odečtu fakturačního měřidla odpovídalo datu odečtu bytových vodoměrů. Úloha automatických výpočtů kopíruje způsoby stanovení předpisu úhrad v programu Předpis. Tzn. že rozpočítá roční náklad na dům nebo vchod např. na elektřinu společných prostor dle přepočtené užitkové plochy (podlahové), dle počtu osob nebo dle majetkového podílu člena do jednotlivých bytů. Stejně lze vyúčtovat i pojištění, daň z nemovitostí, odvoz popela, náklady na výtah. U výpočtu nákladů na výtah lze vynechat z výpočtu I. a II. podlaží dle vyhl. 30/95 Sb. a zbytek podlaží rozpočítat dle počtu osob nebo plochy. Odměny funkcionářů lze mimo výše uvedené způsoby účtovat i na každý byt stejně. Elektřinu na provoz společné televizní antény lze rozúčtovat pouze těm uživatelům, kteří mají účastnické zásuvky. Rovněž poplatky za kabelovou televizi lze účtovat pouze těm, kdo kabelovou televizi užívají. Teplo vyúčtujeme (dle vyhl. 245/95 Sb. + vyhl. 85/98 Sb.) buď dle započitatelné podlahové plochy nebo pokud máme na radiátorech namontovány indikátory spotřeby tepla, rozdělíme náklad na základní a spotřební složku, přičemž základní složku rozúčtujeme dle m2 započitatelné podlahové plochy a spotřební složku dle naměřených poměrových dílků v bytech. Pokud pro nás odečty indikátorů tepla zajišťuje dodavatel měřidel, je možno tyto odečty buď do programu zadat jednou částkou za každé období, kdy byla stejná cena tepla, nebo nahrát přímo z diskety dodavatele do programu Služby počet dílků na každý radiátor či na každý byt a pak normálně provést vyúčtování spolu s ostatními službami. (Lze vypočítat i postaru dle otápěné plochy). Výpočty tepla, studené a teplé vody zohledňují změnu ceny tepla a vody v průběhu topného období, takže lze do tiskopisu uživateli rozepsat konkrétně náklad za každé období zvlášť bez toho, abychom museli provádět vyúčtování 2x. Studenou vodu můžeme počítat buď podle osoboměsíců, nebo podle m3 naměřených na vodoměrech. Výpočty teplé vody umožňují mimo dosavadního způsobu podle m3 nebo počtu osoboměsíců rozúčtovávat teplou vodu dle vyhl. 245/95 Sb. tzn. že zadáme náklad na ohřev a tento rozdělíme na základní složku, kterou budeme vyúčtovávat dle započitatelné podlahové plochy a spotřební složku, kterou zúčtujeme dle údajů vodoměrů. Náklad na studenou vodu, která je dodávána jako teplá (NOSIČ) rovněž rozdělíme na 5% základní a 95% spotřební složku, přičemž 100% dle naměřených hodnot na měřidlech. Od 1.1.2002 budeme počítat TUV podle vyhl. 224/2001 Sb., tzn. že u nosiče TUV budeme rozúčtovávat 100% dle m3. Výpočty vody navíc umožňují přičíst k odečtu bytového vodoměru i poměrný díl ztrát v rozvodech připadající na každý byt, takže ve vyúčtování pro jednotlivce je uvedena celková spotřeba vody v bytě x fakturovaná cena vody a zvlášť vyčíslena částka, o kterou byl zvýšen odečet vody z důvodu ztrát v rozvodech x cena vody a náklad celkem. Obsluha pouze zadá počet m3 fakturovaných na patním měřidle a počítač již při výpočtu porovná součet naměřených hodnot v bytech se spotřebou na patním měřidle a ke každému bytu připočítá příslušný počet m3. Pokud spotřebu na patním měřidle neuvedeme, považuje počítač odečty na bytových měřidlech za poměrový díl k rozpočítání a ztráty v rozvodech neuvede. Při výpočtech studené a teplé vody lze uživateli naúčtovat paušální spotřebu, pokud se mu v průběhu topného období pokazilo měřidlo a těm, kdo měřidlo záměrně poškodili, nebo neumožnili odečet měřidla sankci – tj. paušální spotřeba vody povýšená o zvolené procento. Je možno vyúčtovávat spotřebu vody v prádelně pouze s uživateli, kteří v prádelně perou a podle deníků spotřeby vody v prádelně o toto množství studené nebo teplé vody povýšit výchozí spotřebu vody v každém bytě. Druhou možností rozdělení nákladů v prádelně je v samostatném sloupci jako náklad, na který nebyla placena žádná záloha rozúčtovat dle poměrových dílků tj. m3 nebo KW . Součástí výpočtů je i možnost rozúčtovat hospodářský výsledek na byty dle přepočtené podlahové plochy nebo majetkového podílu vlastníka tam, kde jsme ještě plně nepřešli na zálohové nájemné Náklad na vývoz septiků lze vyúčtovat jako stočné v samostatném sloupci. Jako rozvrhového klíče můžeme použít v tomto případě součet naměřených hodnot na měřidlech studené a teplé vody v bytech. Každé vyúčtování lze ještě po použití automatických výpočtů upravovat ručně. Do výsledné částky vyúčtování lze automaticky započítat nedoplatky vyúčtování topných sezón minulých let a při současném provozování programu NAJ i aktuální nedoplatky nájemného tzn. V případě, že má uživatel přeplatek v nájmu a nedoplatek ve službách, je možno mu tento zadržet ve prospěch vyúčtování služeb a rovněž přeplatek vyúčtování služeb lze automaticky použít na úhradu nedoplatku nájemného. Je umožněno kdykoli vytisknout výsledky vyúčtování na jednotlivce i v průběhu samotných výpočtů jako tzv. kontrolní mezivýsledky.

Program vyúčtování služeb je vlastně analytickou evidencí k účtu 311 v UCE a lze tak evidovat zůstatky vyúčtování služeb na jednotlivé družstevníky, domy nebo celé družstvo. Jakmile dokončíme vyúčtování ve výpočtových tabulkách provedeme začlenění – neboli předpis výsledku vyúčtování služeb za daný rok na samostatná konta bydlících pro další evidenci. Začlenění můžeme provádět jak po jednotlivých domech, tak po několika domech najednou nebo můžeme začlenit automaticky celé vyúčtování na všechny domy za družstvo. V praxi většinou po dokončení vyúčtování rozešleme sestavy vyúčtování za dům vedoucím samosprávy k odsouhlasení a zhruba po 14-cti dnech, kdy provedeme veškeré dodatečné opravy výpočtů vyúčtování rozešleme bydlícím a začleníme. Pokud dojde k další změně vyúčtování ještě později po začlenění a rozeslání vyúčtování bydlícím, můžeme provést i opravné začlenění. Pomocí programu Sporožiro provedeme hromadné vrácení přeplatků vyúčtování na sporožirové účty bydlících. Přeplatky pouze předáme spořitelně na disketě a ta připíše částky přeplatků na účty jednotlivých bydlících. Uživatelům, kteří platí nájemné prostřednictvím různých bankovních účtů, prostřednictvím pošty složenkou nebo nosí peníze v hotovosti do pokladny družstva můžeme vrátit přeplatky pomocí programu složenky „B“(H). Stejně jako sporožiro nahrajeme tyto přeplatky na disketu a spolu s průvodkou předáme poště k vrácení uživatelům. Pro úhradu nedoplatků můžeme přímo z programu vytisknout složenky nebo můžeme pomocí programu Složenky A (A-V) vytvořit soubor na disketu a tento předat poště k vytištění složenek a rozeslání. Na základě výpisů z banky zaúčtujeme na konta bydlících pomocí složenkového dokladu vratky přeplatků vyúčtování služeb odeslané prostřednictvím složenek B a úhrady složenkou A. Stejným způsobem proúčtujeme vratky přeplatků vyplacené v pokladně družstva, případně úhrady nedoplatků do pokladny družstva. Pomocí programu Sporožiro provedeme hromadné automatické proúčtování vratek přeplatků na sporožirové účty bydlících (Program samostatně vytvoří složenkový doklad do programu Služby.) Stejně tak hromadně zaúčtujeme zadržení přeplatků nájemného na dluhy vyúčtování služeb a úhradu nájemného z přeplatků vyúčtování služeb jak v programu Nájem, tak v programu Služby. Mezi tím v účetnictví proúčtujeme provedené vyúčtování služeb pouze v celkových částkách za každý dům. V programu Služby po zúčtování všech položek, které proběhly v daném měsíci na syntetickém účtu 311 v UCE si vytiskneme sestavu zůstatků vyúčtování služeb společně za všechny roky. Pokud jsme účtovali správně, výsledná částka v UCE musí být stejná, jako celková částka sestavy zůstatků na kontech jednotlivých bydlících v programu Služby. Jakmile uplyne doba splatnosti vyúčtování nedoplatků služeb, vytvoříme si sestavu dlužníků a pošleme jim upomínku. V upomínce jsou uvedeny veškeré dluhy vyúčtování služeb dle jednotlivých let vzniku pohledávky a k celkové upomínané částce lze přičíst i poplatek z prodlení dle délky trvání jednotlivých dluhů spolu s upomínacími výlohami. Program umožňuje evidovat i služby, které se na programu nepočítaly – to znamená staré pohledávky. Mimo složenek na celkovou částku dluhu lze vytisknout i složenky A na zvolený počet splátek dluhu dle dohody s uživatelem. Pro případné soudní vymáhání nedoplatků vyúčtování služeb minulých let si můžeme vytisknout dluhy i dle let vzniku pohledávky. Počet evidovaných let v programu není nijak omezen. Rovněž pro doložení uzávěrky v UCE lze vytisknout sestavu pohledávek starších jak rok, tj. program vypíše všechny uživatele, kteří dluží či mají přeplatek vyúčtování služeb za družstvo za každý rok samostatně.

Provedené vyúčtování služeb si můžeme vytisknout včetně podrobného způsobu výpočtu ceny teplé vody a tepla . Sestava obsahuje v záhlaví rozpočítávané náklady na dům a pak jednotlivé uživatele podle vchodů tak, jak jdou v domě za sebou, kdy každá položka vyúčtování je zobrazena ve tvaru záloha – náklad = rozdíl a na konci sestavy za každý dům je sumář. Pokud bychom tiskli několik domů současně, bude uveden i celkový sumář všech sloupců vyúčtování za daný výběr nebo i za celé družstvo. Tisk vyúčtování můžeme tisknout dle variabilních masek a to až 99 jednotlivých druhů.

Při současném provozování programu Nájem nahraje pro vyúčtování služeb automaticky k jednotlivým uživatelům zálohy za každou službu samostatně za požadované období vyúčtování a vyčíslí jejich součet za každého uživatele a celkem za dům. Přehled záloh lze pro kontrolu vytisknout i jako tiskovou sestavu za jakékoliv zvolené období. Při současném provozování programu Vodoměry lze automaticky nahrát odečty vodoměrů ke každému uživateli za zvolené období. Vyúčtováváme-li odvoz popela, vodu, elektřinu spol. prostor nebo výtahy dle počtu osob, můžeme při současném provozování programu Předpis automaticky nahrát osoboměsíce z právě provedeného vyúčtování v programu Služby a stanovit v programu Předpis zálohy . Stejně tak je možno nahrát odečty poměrových měřidel tepla jednotlivých bytů za loňský rok do programu Předpis a stanovit tak zálohy na teplo na rok budoucí, nebo nahrát roční odečty vodoměrů v m3 vody z vyúčtování a s jejich pomocí stanovit zálohy na vodu. Po provedení vyúčtování za celé družstvo, lze vytisknout sestavu záloha –náklad = rozdíl pouze součty za jednotlivé služby po domech, abychom jí pak mohli použít pro změny předpisu úhrad v následujícím období, tj. povýšit zálohy na ty služby v domech, kde současné zálohy nestačí. Veškeré způsoby výpočtů, které jsme v programu používali za celou dobu jeho existence vždy v programu ponecháváme a doplňujeme o nové způsoby dle platné legislativy. Při současném trendu, kdy přednostním způsobem vyúčtování je způsob dohodnutý se samosprávou, ponecháváme uživateli na výběr ze všech dosavadních možností + něco navíc.